TREBET — Política General de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales

Vigencia: Diciembre 2024

Índice

Identificación del responsable / encargado, TREBET.
Descripción del software TREBET.
Objetivo de la Política de Privacidad.
Alcance.
Definiciones.
Principios rectores.
Derechos de los Titulares.
Autorización del Titular de los Datos Personales.
Deberes de TREBET como responsable / encargado del tratamiento de los Datos Personales.
Políticas específicas para el Tratamiento de Datos Personales:
- Tratamiento de Datos Personales de Trabajadores.
- Tratamiento de Datos Personales de Proveedores y Contratistas.
- Tratamiento de Datos Personales de la página web.
- Tratamiento de Datos Personales para TREBET.
Datos de niños, niñas y adolescentes.
Procedimiento o protocolo para la atención de consultas, reclamos y peticiones, y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares.
Modificación de las Políticas.
Vigencia.

Política General de Privacidad

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y todas aquellas normas complementarias y aplicables, TREBET establece la presente Política General de Privacidad aplicable para el Tratamiento y Protección de los Datos Personales de cada uno de los titulares que indistintamente del motivo, tengan relación con la sociedad, especialmente en la operación del software TREBET, en los siguientes términos:

1. Identificación del Responsable / Encargado

TREBET, sociedad comercial identificada con NIT XXXXXXX.

Dirección física: XXXXXXXX de Bogotá.
Correo electrónico: trebet.col@gmail.com
Plataforma: TREBET
Página web: TREBET
Teléfono: XXXXX

2. Descripción de la Solución Tecnológica TREBET

Es una plataforma gratuita para gestionar la comunidad de propiedad horizontal de forma digital e inteligente, facilitando la comunicación entre los residentes, para promover una mejor convivencia.

En Trebet los residentes de los inmuebles podrán realizar pagos, votaciones, contactar personal de soluciones locativas, reservar zonas comunes, entre otros. La interacción es a través del smartphone, con soporte web y diseño intuitivo.

Dentro del soporte lógico se identifican especialmente los siguientes titulares de datos personales a quienes le serán aplicables las reglas dispuestas en este documento:

Usuario
Administrador
Proveedor

3. Objetivo

La presente Política General de Privacidad establece las directrices para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de TREBET, especialmente para la operación del soporte lógico TREBET, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable / Encargado y Titulares con relación al manejo de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

4. Alcance

Esta Política será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de TREBET como responsable / encargado del tratamiento de datos personales.

5. Definiciones

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

6. Principios Rectores Aplicables en Materia de Datos Personales

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

7. Derechos de los Titulares

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Autorización del Titular de Datos Personales

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal TREBET recolecta la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

En el caso de fungir como encargado del tratamiento de datos personales, validará que la autorización otorgada por los titulares al responsable incluya la finalidad de ser cargados o transmitidos a terceros con el fin de integrarlos a plataformas donde circularán para el correcto acceso a funcionalidades como aquellas a las que hace referencia TREBET.

Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Deberes de TREBET como Responsable / Encargado del Tratamiento de Datos Personales

TREBET como responsable / encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta indebida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Políticas Específicas para el Tratamiento de Datos Personales

10.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores

TREBET recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la sociedad como de reserva, y solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la sociedad serán:

Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con TREBET.
Cumplir con las obligaciones impuestas a la sociedad como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la sociedad y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
Contactar a familiares en casos de emergencia.
Dar gestión y control a la nómina.
Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores.
Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a TREBET.
Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la sociedad mantenga una relación contractual, en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia cuando medie el correspondiente contrato de transmisión.
Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
Realizar, cuando corresponda, los registros de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar anuncios dentro y fuera de la empresa en calidad de reconocimientos.

TREBET almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en archivos, físicos o digitales, identificados con el nombre de cada uno de ellos.

A tales archivos solo tendrá acceso y serán tratados por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre la empresa y el empleado.

TREBET trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del Sistema Integral de Seguridad Social y parafiscales y cualquier otra acción que se enmarque en dicho entorno. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad de este.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por la sociedad para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, TREBET procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.2 Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

TREBET recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la sociedad como de reserva. En el caso de datos privados, TREBET solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o contratistas serán:

Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
Realizar seguimiento y control a los proyectos que el proveedor esté ejecutando en las comunidades beneficiarias.
Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de información de la sociedad.
Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
Consultas, auditorías y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
Envío de invitaciones a eventos programados por TREBET o sus filiales.
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

TREBET sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección, evaluación y ejecución de los contratos a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de la sociedad tendrá en todo caso como finalidad verificar su idoneidad y competencia.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la Entidad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.3 Tratamiento de datos personales para la plataforma TREBET

TREBET pone a disposición de sus clientes, proveedores y personal calificado el acceso a la plataforma TREBET, brindado soluciones para la administración de propiedades horizontales respecto a servicios que las copropiedades brindan.

Dentro de la plataforma se identifican 3 roles fundamentales a saber:

Usuarios
Administradores
Proveedores

Las finalidades o funcionalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los titulares dentro del TREBET son:

Poner en marcha el módulo de "VOTACIONES".
Remisión de comunicados con información de la copropiedad.
Poner en marcha el módulo de "MI CONJUNTO".
Remisión de noticias de interés del sector y la copropiedad.
Recibir las notificaciones que arroje la plataforma por su uso indistintamente de la funcionalidad.
Gestionar reservas de las áreas comunes de la copropiedad y su acceso.
Inclusión de los datos en el calendario dispuesto por la plataforma.
Acceder a información de proveedores en el módulo "SERVICIOS HOGAR".
Gestionar pagos de administración y a los que haya lugar incluidas las comisiones que resulten por el uso de diferentes servicios.
Gestionar la funcionalidad de "CITOFONO".
Gestión de la funcionalidad "BOTÓN DE PÁNICO".
Disposición del soporte técnico de la plataforma.
Recepción de las respuestas de solicitudes o quejas.
Creación de usuario y contraseña para el efectivo ingreso a la plataforma.
Recepción de alertas de seguridad.
Gestión documental.
Remisión de boletines de actualización de la herramienta.
Generación de reportes de las actividades que se realizan dentro de la plataforma.

La funcionalidad de cada uno de los módulos integrados en TREBET se encuentra descrita en el documento de Términos y Condiciones que debe tenerse en cuenta para la correcta interpretación de la presente política, pues describe de manera técnica las acciones que se realizan sobre los datos personales de los titulares.

Indemnidad

Teniendo en cuenta que EL ADMINISTRADOR es quien carga la información de los usuarios (Copropietarios y residentes) a la plataforma, será este exclusivamente responsable por la veracidad, pertinencia, autorización previa y demás previsiones que debieron haberse tomado frente a estos datos, manteniendo de esta manera indemne a TREBET sobre cualquier reclamación, multa, requerimientos de Autoridades o cualquier otro modelo de sanción que pudiera surgir al respecto.

Por lo anterior TREBET no será responsable, bajo ninguna circunstancia, de la información cargada por terceros ajenos a la organización y los efectos que esta pueda generar, se parte del principio de la buena fe y exactitud de los datos que allí reposen para ser puestos en circulación en los diferentes módulos de la solución tecnológica y materializar los servicios que de allí puedan desprenderse.

En todo caso, TREBET conservará esta información durante la vigencia del vínculo comercial con los ADMINISTRADORES y hasta por un (1) año posterior a la terminación del contrato. Una vez cumplido este término, la información será eliminada del servidor, asegurándose que no subsistan copias de esta en bases de datos personales.

11. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

TREBET realiza tratamiento de datos personales de menores de edad, lo anterior en virtud de su objeto social, para ello, la sociedad mantiene especial cuidado frente a las medidas que se hagan necesarias para resguardar y garantizará en todo tiempo el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En todo caso la sociedad cumple con cada uno de los parámetros y requisitos indicados en la normatividad aplicable y solicita autorización para el debido tratamiento de los datos personales al padre de familia o Responsable Legal del menor de edad, el cual podrá otorgar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Para asegurar el respeto de los derechos prevalentes de los menores de edad, TREBET provee información y capacita a los Representantes Legales, tutores y profesores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales.

Así mismo TREBET provee de conocimientos acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

12. Procedimiento para la Atención de Consultas, Reclamos y Peticiones

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con TREBET a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la sociedad. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: trebet.col@gmail.com, o a través de comunicación escrita remitida a la siguiente dirección: Carrera 57 # 93A-72 de Bogotá.

Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de TREBET, y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la sociedad será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de la sociedad debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante TREBET, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación escrita física o virtual a los canales ya descritos, dirigida a TREBET con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que TREBET reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
Una vez recibido el reclamo completo, la sociedad incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Entidad conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Entidad informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Contenido mínimo de la solicitud

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas:

Estar dirigida a TREBET.
Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
El objeto de la petición.
Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
Anexar los documentos que se quieren hacer valer (especialmente para reclamos).

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente, el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la sociedad.

Petición de actualización y/o rectificación

TREBET rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la sociedad, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a TREBET, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la sociedad.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto TREBET podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

13. Modificación de las Políticas

TREBET se reserva el derecho de modificar la Política General de Privacidad en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, podrá solicitar a la Entidad el retiro de su información a través de los canales ya indicados. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Entidad tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

14. Vigencia

La presente Política rige a partir del mes de diciembre de 2024.